СЭД: прогрессивный консерватор? (iKS Consulting, сентябрь 2017)

Главный аналитик Департамента облачных разработок компании «Сервионика» Вячеслав Савин ответил на вопросы журнала iKS в рамках обзора систем СЭД/ECM. 

• Насколько долго "живут" в организациях системы электронного документооборота?

Документооборот, бумажный или электронный – наиболее консервативный бизнес-процесс, в нем редко происходят изменения. Суть не меняется: документ (бумажный или электронный) «перекладывается» с одного стола на другой (деревянный или электронный), и каждый этап этого процесса сопровождается определенным действием: согласованием, отклонением или подписанием. Если система электронного документооборота (СЭД), которая используется в организации, дает пользователю возможность самостоятельно создавать новые маршруты прохождения документов и модифицировать старые, такая система может эксплуатироваться очень долго: она меняется вместе с организацией и благодаря этому соответствует актуальным бизнес-целям и задачам.

• По каким признакам можно заметить их моральное устаревание? Обязательно ли это происходит, например, при расширении спектра задач и масштабов бизнеса? 
  

Одно из главных признаков «устаревания» СЭД – снижение быстродействия: когда в системе накапливается много документов, замедляется их визуализация, сохранение, поиск и выборка по запросам. Вот почему ECM – системы управления корпоративным контентом – можно считать новым этапом развития СЭД: эти решения создавались уже с учетом того, что компании и организации работают с лавинообразно растущим объемом данных. Именно «данных» (контента) - это необязательно «документы» в понятии делопроизводства. Такие системы создаются на базе самых современных технологий, в том числе – облачных.

Спектр задач любой организации может измениться. Например, появляются новые сферы деятельности (добывали нефть, а затем открыли подразделение по ее транспортировке или стали добывать еще и газ). Расширяется региональный охват (разрабатывали месторождения в южных районах – стали разрабатывать за Полярным кругом). Но с точки зрения делопроизводства (СЭД) и организации управления контентом (ECM) эти изменения несущественны: функциональность системы, ее сервисы и модули будут продолжать работать.

Что действительно может потребовать существенных доработок СЭД – это выход компании, работавшей только на локальном рынке, на международный рынок. Документооборот становится другим: в нем нужно учитывать, например, разные требования законодательства. В любом случае, вопрос о смене или модернизации СЭД можно ставить только после анализа: какими становятся бизнес-процессы, как меняются маршруты прохождения документов, какие новые навыки требуются от персонала и т.д. Кстати, обратный процесс (компания работала на международном рынке – стала работать преимущественно на российском) никаких потрясений в делопроизводстве не влечет.

Итак, в сфере «чистого» документооборота, пожалуй, нет признаков «революционной ситуации». Чего нельзя сказать об одной из наиболее обсуждаемых областей: юридически значимом документообороте, для которого неодходимо использование электронных подписей. В классическом бумажном документообороте такой проблемы фактически нет – личная подпись под документом в соответствии с исполняемыми обязанностями однозначно означает ответственность того, кто эту подпись поставил. В большинстве СЭД, которые сегодня используются в российских компаниях, достаточно знать логин и пароль, чтобы войти в систему от имени генерального директора или главного бухгалтера и поставить «галочку» от их имени. Но это еще не делает документ юридически значимым – именно поэтому, практически везде после прохождения электронного документа по всем кругам СЭДа его распечатывают, и ответственное лицо его от руки подписывает, после чего документ становится юридически значимым. Внедрение электронных подписей для внутреннего документооборота в СЭД делает электронный документ и электронную подпись под ним сразу юридически значимыми – время экономится, а процесс согласования документа становится более прозрачным.

• Давайте проанализируем ситуацию с электронным документооборотом на примере отдельной отрасли. Например, насколько велика потребность в нем в сельском хозяйстве?

Сельское хозяйство по объему создаваемых и обрабатываемых документов находится на том же уровне, что и другие отрасли. Но автоматизация документооборота в отрасли находится на минимальном уровне: если большинство отраслей целенаправленно переходит от бумажного документооборота к СЭД, то сельское хозяйство пока идет по пути наращивания объемов бумажных документов. На сегодняшний день потенциал автоматизации документооборота – вся отрасль, от индивидуальных фермерских хозяйств до крупнейших агрохолдингов.

• Что делать, если организации нужны новые сервисы, а во внедренном решении их нет? Какой сценарий: полная замена, поиск и интеграция дополнительных модулей, ожидание обновления от вендора?

Готовых рецептов по таким революционным доработкам уже внедренных СЭД не существует. Хороши все средства, в зависимости от конкретной ситуации и возможностей компании: обратиться к разработчику, найти и интегрировать уже готовый модуль, полностью заменить СЭД. Решение – как и в других подобных вопросах – определяется исходя из финансовых возможностей, скорости реализации, профессионализма и компетенции специалистов.