СЭД: прогрессивный консерватор? (iKS Consulting, сентябрь 2017)
04.09.2017

Главный аналитик Департамента облачных разработок компании «Сервионика» Вячеслав Савин ответил на вопросы журнала iKS в рамках обзора систем СЭД/ECM.
Спектр задач любой организации может измениться. Например, появляются новые сферы деятельности (добывали нефть, а затем открыли подразделение по ее транспортировке или стали добывать еще и газ). Расширяется региональный охват (разрабатывали месторождения в южных районах – стали разрабатывать за Полярным кругом). Но с точки зрения делопроизводства (СЭД) и организации управления контентом (ECM) эти изменения несущественны: функциональность системы, ее сервисы и модули будут продолжать работать.
Что действительно может потребовать существенных доработок СЭД – это выход компании, работавшей только на локальном рынке, на международный рынок. Документооборот становится другим: в нем нужно учитывать, например, разные требования законодательства. В любом случае, вопрос о смене или модернизации СЭД можно ставить только после анализа: какими становятся бизнес-процессы, как меняются маршруты прохождения документов, какие новые навыки требуются от персонала и т.д. Кстати, обратный процесс (компания работала на международном рынке – стала работать преимущественно на российском) никаких потрясений в делопроизводстве не влечет.
Итак, в сфере «чистого» документооборота, пожалуй, нет признаков «революционной ситуации». Чего нельзя сказать об одной из наиболее обсуждаемых областей: юридически значимом документообороте, для которого неодходимо использование электронных подписей. В классическом бумажном документообороте такой проблемы фактически нет – личная подпись под документом в соответствии с исполняемыми обязанностями однозначно означает ответственность того, кто эту подпись поставил. В большинстве СЭД, которые сегодня используются в российских компаниях, достаточно знать логин и пароль, чтобы войти в систему от имени генерального директора или главного бухгалтера и поставить «галочку» от их имени. Но это еще не делает документ юридически значимым – именно поэтому, практически везде после прохождения электронного документа по всем кругам СЭДа его распечатывают, и ответственное лицо его от руки подписывает, после чего документ становится юридически значимым. Внедрение электронных подписей для внутреннего документооборота в СЭД делает электронный документ и электронную подпись под ним сразу юридически значимыми – время экономится, а процесс согласования документа становится более прозрачным.
- Насколько долго "живут" в организациях системы электронного документооборота?
- По каким признакам можно заметить их моральное устаревание? Обязательно ли это происходит, например, при расширении спектра задач и масштабов бизнеса?
Спектр задач любой организации может измениться. Например, появляются новые сферы деятельности (добывали нефть, а затем открыли подразделение по ее транспортировке или стали добывать еще и газ). Расширяется региональный охват (разрабатывали месторождения в южных районах – стали разрабатывать за Полярным кругом). Но с точки зрения делопроизводства (СЭД) и организации управления контентом (ECM) эти изменения несущественны: функциональность системы, ее сервисы и модули будут продолжать работать.
Что действительно может потребовать существенных доработок СЭД – это выход компании, работавшей только на локальном рынке, на международный рынок. Документооборот становится другим: в нем нужно учитывать, например, разные требования законодательства. В любом случае, вопрос о смене или модернизации СЭД можно ставить только после анализа: какими становятся бизнес-процессы, как меняются маршруты прохождения документов, какие новые навыки требуются от персонала и т.д. Кстати, обратный процесс (компания работала на международном рынке – стала работать преимущественно на российском) никаких потрясений в делопроизводстве не влечет.
Итак, в сфере «чистого» документооборота, пожалуй, нет признаков «революционной ситуации». Чего нельзя сказать об одной из наиболее обсуждаемых областей: юридически значимом документообороте, для которого неодходимо использование электронных подписей. В классическом бумажном документообороте такой проблемы фактически нет – личная подпись под документом в соответствии с исполняемыми обязанностями однозначно означает ответственность того, кто эту подпись поставил. В большинстве СЭД, которые сегодня используются в российских компаниях, достаточно знать логин и пароль, чтобы войти в систему от имени генерального директора или главного бухгалтера и поставить «галочку» от их имени. Но это еще не делает документ юридически значимым – именно поэтому, практически везде после прохождения электронного документа по всем кругам СЭДа его распечатывают, и ответственное лицо его от руки подписывает, после чего документ становится юридически значимым. Внедрение электронных подписей для внутреннего документооборота в СЭД делает электронный документ и электронную подпись под ним сразу юридически значимыми – время экономится, а процесс согласования документа становится более прозрачным.
- Давайте проанализируем ситуацию с электронным документооборотом на примере отдельной отрасли. Например, насколько велика потребность в нем в сельском хозяйстве?
- Что делать, если организации нужны новые сервисы, а во внедренном решении их нет? Какой сценарий: полная замена, поиск и интеграция дополнительных модулей, ожидание обновления от вендора?