Российская система управления печатью: чем ближе, тем лучше

27.06.2019

В 2014 году наша компания разрабатывала сервис печати для Оргкомитета сочинской Олимпиады на основе одного из зарубежных MPS-решений. Оказалось, что адаптировать его к требованиям заказчика крайне сложно: решение не было достаточно гибким, а вендор на наши запросы по поводу доработок практически не реагировал. Этот случай не стал исключением: мы все чаще убеждались, что зарубежные системы не в полной мере отвечают потребностям российских заказчиков. Однако на российском рынке представлено не так много отечественных разработок, хотя для крупных заказчиков и госструктур возможность использовать российские ИТ-решения становится все более важной. Так возникла идея создать свое MPS-решение: российскую систему, которая позволит не зависеть от зарубежных производителей офисной техники и будет легко адаптироваться под требования заказчика.

printX.pngРынок MPS-решений развивается быстро: по оценкам аналитиков (Grand View Research), растет не менее чем на 7% в год, к 2025 г. достигнет $49,7 млрд, а в Западной Европе MPS-сервисы уже используют 80% компаний. Поэтому мы решили не терять время на разработку системы с нуля, а приобрели права на уже созданное решение. На доработку его ядра и приведение в соответствие современным требованиям крупных заказчиков ушло более 2-х лет. Параллельно с этим мы приобрели у другого вендора терминальную часть – программные агенты, которые устанавливаются непосредственно на печатную технику, и провели интеграцию терминальных составляющих с нашим ядром MPS-системы. И в 2017 году система управления печатью «Принт-Икс» вышла на рынок.

Стоило ли после этого начать разработку собственных терминалов? Взвесив все «за» и «против», мы решили не делать этого: пришлось бы отдельно договариваться с каждым производителем офисной техники, зависеть от их политику обновлений. Все это негативно повлияло бы на стоимость и скорость развития «Принт-Икс». Сейчас мы приобретаем терминалы у сторонних производителей по ОЕМ-соглашению.

Можно ли с учетом этого считать нашу систему российской? Да, ведь ядро системы – полностью российская разработка. В начале 2019 года «Принт-Икс» внесена в Реестр российского ПО Минкомсвязи РФ и может использоваться для задач импортозамещения. Это очень важно для госструктур и организаций, работающих с госзаказом. В соответствии с указами Президента РФ государственным и окологосударственным структурам предписано максимально уходить от зарубежных программных продуктов. А если деятельность организации связана с обработкой персональных данных, конфиденциальной информацией, гостайной, требования к импортозамещению и вовсе становятся обязательными.

Сейчас, когда «Принт-Икс» уже успешно прошла ряд пилотных проектов и внедряется в крупной госкомпании (об этом мы расскажем в отдельной публикации), мы можем обозначить ряд проблем, с которыми сталкиваются заказчики в процессе контроля печати, и предложить способы их решения:

1. Устаревшая техника. В крупных компаниях с годами накапливается огромный парк малопроизводительных и устаревших устройств. Они чаще требуют ремонта, потребляют больше электроэнергии, для них приходится держать склад запчастей и штат технических специалистов. Затраты на печать документов в крупных компаниях составляют от 10 до 30% ИТ-расходов, а требования к экономии бюджетов год от года растут. При этом в компаниях не всегда знают, какая печатная техника имеется, какие у нее технические возможности и кто имеет к ней доступ.

Решение: Использование системы управления печатью позволяет отказаться от «зоопарка» техники в пользу новых высокопроизводительных машин, для которых используются унифицированные запчасти и картриджи. Это снижает расходы на обслуживание, закупку запчастей. Кроме того, для оптимизации затрат заказчик может передать все печатные устройства на баланс к нам. В этом случае ему не нужно платить налоги на имущество, учитывать амортизацию - то есть, расходы заказчика снижаются. Если же установленным устройствам необходим долгосрочный ремонт, мы предоставляем аналогичное оборудование из своего подменного фонда.

2. Неравномерная загрузка: в офисах часто можно увидеть, что вокруг одних принтеров и МФУ собираются целые очереди сотрудников, а другие устройства в это время пылятся без дела. Причем такой невостребованный принтер может быть даже новее и производительнее популярного! Для ускорения процесса печати достаточно было бы просто поменять их местами. Но так как аналитики по реальному использованию техники нет (а без автоматизации сбор такой аналитики стал бы отдельным дорогостоящим мероприятием), такой выход даже не приходит никому в голову.

Решение: В состав «Принт-Икс» входит аналитический блок, который позволяет анализировать загрузку всех устройств и определять среднюю стоимость отпечатка. На основе данных заказчик может управлять затратами на печать, разрабатывать различные политики в области печати документов и усилить контроль над распечатываемой информацией.

3. Нарушения конфиденциальности: отсутствие централизованного контроля за процессом печати создает угрозу корпоративной безопасности. Задумайтесь, внедрены ли в вашей компании политики работы с печатными документами? Разграничены ли права пользователей - кто и какие документы может распечатывать? Настроены ли специальные маршруты для печати конфиденциальной или коммерческой информации на определенные устройства? Какие действия предпринимаются в случае, если кто-то пытается распечатать конфиденциальный документ, не имея на это права? Уведомляется ли об этом руководство, служба безопасности или сам сотрудник?

Решение: В «Принт-Икс» реализована система контроля и защиты от несанкционированной печати, а также такая популярная и действенная мера, как контроль заданий на печать с помощью электронных карт-пропусков. Поэтому «забыть» распечатанный документ на принтере просто невозможно: для получения документа, отправленного на печать, сотрудник должен приложить карту к считывающему устройству на принтере.

4. Незнание возможностей: даже хорошая система управления печатью может не справиться с задачей, если внедрять ее будет тот, кто не знает специфики предприятия, с его потребностями и проблемными точками. Зачастую мы видим, что в решениях, которые используют наши заказчики, реализован действительно широкий функционал, в том числе для обеспечения безопасности документов и оптимизации затрат – но о многих функциях заказчики не знают либо недооценивают их важность. В итоге системы не настроены должным образом и фактически не включены в бизнес-процессы заказчика, и внедрение не приносит ожидаемых результатов.

Решение: «Принт-Икс» – наша собственная разработка, мы можем максимально гибко настроить систему или доработать ее в соответствии с уникальными потребностями заказчика. Каждое внедрение «Принт-Икс» мы выстраиваем как совместный проект с заказчиком, чтобы система максимально учитывала его потребности и специфику. В дополнение к универсальности, простоте и мощной аналитике, преимущество «Принт-Икс» – в гибкости и готовности к изменениям, которую не могут себе позволить зарубежные «гиганты». Глобальному вендору выгоднее поставлять унифицированные решения, чем инвестировать в кастомизацию под каждый локальный рынок или крупного клиента.

Понимание бизнес-процессов российских компаний и их отличий от иностранных, – сильная сторона поставщиков российских систем печати. Да и техподдержка более клиентоориентирована: когда европейский офис может предложить заказчику только удалённую консультацию, наши специалисты могут оперативно выехать на предприятие и решить проблему.

В целом, планируя переход на MPS-систему, будьте готовы менять нечто более важное, чем принтеры. Централизованное управление печатью – это не просто один огромный новый принтер на всю компанию вместо сотни устаревших. Это переход от разрозненных устройств к единой, масштабной «умной» системе, благодаря которому печать документов превращается в логичный и прозрачный бизнес-процесс. 

Автор - Наталья Ермакова, Руководитель направления сервиса печати, эксперт в области оптимизации бизнес-процессов, аудита и внедрения систем MPS

Статья подготовлена для портала GlobalCIO

Назад к разделу "Публикации"