"Принт-Икс": как хорошо уметь считать (ComNews, "Цифровая экономика", май 2019)

20.05.2019

Документ "ушел" не на тот принтер, в ближайшем принтере опять закончился картридж, а в итоге вы с коллегой дважды распечатали по 10 отчетов для совещания... знакомая ситуация, не правда ли? Бумага-то все стерпит – но уж слишком дорого такие случайности обходятся вашей компании. Мы посчитали выгоды и потери вместе с Натальей Ермаковой, руководителем направления "Принт-Икс" компании "Сервионика" (ГК "АйТеко")

- В чем основные проблемы систем печати, которые используются сейчас в большинстве компаний?

- Прежде всего, на рынке очень мало систем управления печатью, функционал которых действительно соответствует уровню Enterprise – то есть позволяющих централизованно поддерживать регионально распределенные инфраструктуры. Эта задача очень важна для крупных федерально-распределенных структур, в том числе и государственных. Пожалуй, предоставлять такой централизованный сервис печати могут не более пяти систем из представленных на рынке. И все они – импортного производства, с закрытым кодом, что крайне усложняет их сертификацию. А значит – и возможность использования, например, в государственных структурах.

Системы, не сертифицированные ФСТЭК – это риск для заказчика, особенно когда он работает с персональными данными или коммерческой тайной. Речь не просто о том, что они в данный момент не сертифицированы – их в принципе будет крайне сложно сертифицировать. Поэтому зачастую заказчики из госструктур с опаской относятся к установке подобного программного обеспечения.

- А в чем сложность прохождения сертификации?

- Начнем с того, что многие зарубежные вендоры не видят необходимости в этой процедуре: они не очень знакомы с реалиями российского рынка или этот рынок занимает не настолько значительную долю в их бизнесе, чтобы идти на инвестиции, связанные с подготовкой к сертификации и адаптации их продукта к требованиям российского законодательства. Например, для сертификации во ФСТЭК нужно открывать код. Зарубежные вендоры не склонны этого делать, они в принципе не доверяют таким проверкам и видят в этом опасность для собственного бизнеса.

Кроме того, иностранная компания сама не может направить свой продукт на сертификацию – это должна делать российская компания, то есть кто-то из партнеров вендора. И в этом случае у вендора тоже возникают определенные бизнес-риски в России, так как один из партнеров может получить определенные преимущества. Да и для партнеров, которые теоретически могли бы взять процедуру на себя, это серьезная инвестиция, не всегда можно прогнозировать сроки ее окупаемости. У партнера нет полной уверенности, что вендор не уйдет с рынка, не изменит планы по развитию или политику лицензироваия или не попадет под какие-либо санкции. В общем, сертификация – это достаточно тяжелый и рискованный инвестиционный проект для всех: и зарубежного вендора, и его локальных партнеров. 

- А как обстоит дело с российскими решениями?

Принт-Икс, Print-X- Отечественные системы управления печатью есть, и некоторые из даже сертифицированы и внесены в Реестр отечественного ПО, но их основная проблема – недостаточность функционала. По этому показателю и ряду других параметров они зачастую уступают мировым лидерам. И тут заказчикам приходится идти на компромисс. Они приобретают российское программное обеспечение, но понимают, что ограничивают себя функционалом и какими-то особенностями ПО. Например, невозможностью централизовать процессы управления печатью, неудобством взаимодействия или некорректной работой в масштабных структурах. У таких систем может не быть возможности централизованной установки или централизованных обновлений, и это создает большую нагрузку для ИТ-персонала на местах, а следовательно – ведет к дополнительным затратам и рискам, связанным с человеческим фактором.

- Почему это важно? Насколько велики "масштабы бедствия"?

- Печать – достаточно значимая и при этом слабо контролируемая часть корпоративных расходов. По оценкам IDC, компании тратят на документооборот, в среднем, 5% от оборота – а у юридических и розничных фирм этот показатель может достигать 14%. Если же говорить об ИТ-бюджетах, то на печать тратится от 10 до 30%. К тому же рост курсов валют и введение санкций значительно усложнили процедуру закупок оборудования и оригинальных расходных материалов и увеличили сроки поставок.

При этом около 20% документов печатается безосновательно – по ошибке или в излишнем объеме. Бывает печать ошибочная или невостребованная – когда документ отправили на печать, но не забрали с принтера. Или не отменили печать, заметив ошибку уже после отправки, а просто отправили следом новую версию. К сожалению, нередки и злоупотребления: материалы распечатываются в личных целях. Отслеживать, что и где печатает каждый сотрудник, крайне сложно. Все это – нецелевая печать, не нужная компании, но приводящая к большим непроизводительным расходам. Без специализированных систем управления печатью понять, где и как сократить издержки, невозможно.

- Как решаются эти проблемы сейчас?

- Компании по-разному подходят к экономии. Например, есть такой подход: нормировать, выдавать фиксированный объем бумаги на отдел. С одной стороны, это экономия и учет, но такой подход может негативно повлиять на бизнес-процессы: например, необходимый документ не будет распечатан, потому что закончилась бумага… 

Поэтому заказчики все чаще понимают важность автоматизации и ищут системы, которые обеспечат больше прозрачности и контроля на всех этапах: поставок, эксплуатации, сервиса. Экономия может быть достигнута не только за счет сокращения объема нецелевой печати, но и благодаря реорганизации процессов обслуживания и закупок. Зная реальное потребление, загрузку печатной техники, ее техническое состояние, заказчик может проактивно реагировать на инциденты и планировать бюджет, объем запасов расходников. Можно закупать столько, сколько реально требуется, без лишних затрат на транспортировку и хранение.

Поставить печать под контроль важно не только из-за избыточных затрат на электроэнергию и расходники, но и для снижения рисков утечки конфиденциальной информации. По оценке InfoWatch, в 2018 году причиной 64,5% утечек корпоративных данных стали не внешние вторжения, а небрежность или умысел сотрудников. Бесконтрольно распечатанный документ может представлять интерес как для конкурентов, так и для недобросовестного персонала. Все эти факторы стимулируют заказчиков переходить на управляемый сервис печати.

- Давайте подробнее остановимся на обеспечении безопасности и конфиденциальности, эта тема действительно важна, особенно для госструктур. Как системы контроля печати могут в этом помочь?

- Для решения этой задачи MPS-системы могут оказаться полезными сразу по нескольким направлениям. Во-первых, в их составе есть программно-аппаратные средства защиты информации: например, шифрование, защита контура серверного оборудования.

Во-вторых, эти системы позволяют снизить риск человеческого фактора: от документов, забытых или оставленных на принтерах, мы избавляемся, меняя модель взаимодействия пользователя с печатной техникой. Получить документ, направленный на печать, сотрудник может только после того, как приложил свою электронную карту-пропуск к считывателю принтера. То есть, забыть документ на принтере невозможно: авторизовался и сразу его получил.

В-третьих, это контроль состояния печатного оборудования. Здесь надо сказать, что многие заказчики не допускают к обслуживанию техники внешних специалистов, в том числе по соображениям конфиденциальности. В таких случаях мы либо обучаем специалистов заказчика, либо берем на себя обязательства по обеспечению безопасности, на которых настаивает клиент. Наши сотрудники проходят необходимые процедуры для обеспечения безопасности, подписывают документы о неразглашении, если это необходимо, и получают авторизованный доступ к оборудованию.

- Насколько выгодно использовать новые российские системы печати?

- Они выгодны уже потому, что они дешевле. За счет чего? Во-первых, в их стоимость не заложен такой объем маркетинговой нагрузки, как у мировых брендов. Во-вторых, думаю, что зарубежные вендоры еще не увидели конкуренцию со стороны отечественных производителей и не снижают цены, ощущая себя монополистами. Но эта ситуация, безусловно, будет меняться. Хотя бы потому, что у российских компаний нет таможенных пошлин, а их затраты на разработку не измеряются в иностранной валюте, в отличие от зарубежных игроков.

Немаловажным преимуществом является то, что развитие этих продуктов идет с учетом требований российского законодательства и отечественных заказчиков. А значит, создаются наши, российские практики и подходы к организации управления печатью. Что важно для развития MPS-сегмента отечественного ИТ-рынка.

- Как оценить эффективность автоматизации и перехода на аутсорсинг печати?

- Во-первых, объем нецелевой и ошибочной печати достаточно быстро сокращается, в среднем, на 20%. Это первый уровень экономии: зная, что внедрена система и все учитывается, сотрудники более осознанно принимают решения – а нужно ли вообще печатать тот или иной документ или можно просмотреть его на компьютере. И уж точно не будут распечатываться для личного пользования книги, рефераты и другие масштабные тексты.

Второй уровень экономии – оптимизация парка печатной техники. Система управления позволяет анализировать объемы печати на каждом устройстве, рассчитывать стоимость отпечатка на нем и собирать такую аналитику по всей компании. Через некоторое время можно на основе этих точных данных, например, перераспределить объем печати с оборудования с дорогим отпечатком на другое, где дешевле. Или с помощью такой функции, как роуминг заданий, направлять документы с определенными свойствами на устройства, где их наиболее оптимально печатать. Это может быть суперскоростной принтер для многостраничных документов, высококачественный цветной принтер для макетов. Все это настраивается исходя из реальных потребностей компании и помогает также снижать стоимость отпечатка, не теряя качества процесса печати.

printX.pngДля нашей системы "Принт-Икс" мы разработали специальные программы-калькуляторы: в них вносятся данные обо всех расходных материалах, деталях, видах оборудования, которое использует заказчик. Кроме того, вносится их стоимость и ресурс, в течение которого устройство работает, а также нормативная стоимость рабочего часа инженера, который занимается обслуживанием этой техники. Аналогичные разработки есть и у других поставщиков, но преимущество наших калькуляторов – в том, что они учитывают вообще все: и трудозатраты, и все-все запчасти, и даже амортизацию, причем очень детально, по каждой модели. Благодаря этому заказчик может оценить, как более рационально распределить устройства печати по подразделениям, чтобы они работали в рамках нормативных нагрузок и не простаивали.

Другой пример: в системе можно установить индивидуальные правила – например, определенной группе пользователей разрешить только двухстороннюю печать. Эта простая мера позволяет сразу в 2 раза сократить расход бумаги. А бумага – одна из основных статей затрат. Если пачка бумаги в 500 листов стоит в оптовой закупке, скажем, 150 рублей, значит, стоимость одного листа – 30 копеек. Когда к ней прибавляются остальные затраты – электричество, аренда офисных площадей, стоимость обслуживания, стоимость одного распечатанного листа вырастает уже почти до рубля. Зная это, легко оценить, во сколько обходится компании одна мусорная корзина около принтера, заполненная невостребованными документами. И сколько денег компании в прямом смысле выбрасывается только в эту корзину – в день, месяц и год.

 - Какие формы аутсорсинга печати наиболее популярны сейчас у заказчиков?

- Могу сказать, что уже практически каждый заказчик хочет видеть у себя систему управления  печатью – простой, прозрачный и централизованный инструмент. Потому что это позволяет получить прямую экономию, например, за счет оптимизации закупок картриджей – обычно это солидная часть затрат.

Все чаще мы получаем запросы на комплексную услугу: когда заказчик полностью отказывается от собственного парка оборудования и хочет получать готовый сервис печати, за фиксированную абонентскую плату. Кто-то приобретает оборудование, но готов полностью передать функцию его обслуживания, профилактики, поставок расходных материалов. А для кого-то наиболее удобная модель – покопийная печать: оплачивать, исходя из стоимости отпечатка, которая включает в себя и аренду оборудования, и сервис, и картриджи, и бумагу. Преимущество "Принт-Икс" – мощные инструменты аналитики, которые будут полезны заказчику при любой модели организации офисной печати.

- На что нужно обращать внимание, выбирая подрядчика для внедрения системы управления печатью?

- Во-первых, важно, чтобы у подрядчика был большой опыт работы на рынке сервисных услуг. То есть, это должна быть надежная, крупная компания, с устойчивыми позициями на рынке. Во-вторых, важен опыт реализации регионально распределенных сервисных проектов: умеет ли подрядчик вести проекты для территориально-распределенных компаний, обеспечивать единый уровень поддержки, зафиксированный в SLA. В-третьих, важно, чтобы у подрядчика была собственная сеть авторизованных представительств в регионах и развернутая региональная партнерская сеть. С нами сейчас сотрудничают более 130 партнеров во всех регионах России. В-четвертых, имеет значение наличие собственных разработчиков и компетенции команды в целом, чтобы можно быть выполнить необходимую заказчику доработку в контролируемые сроки. Кроме того, в проектах, где предстоит комплексная поставка оборудования и ПО, важен уровень партнерского статуса компании у того или иного вендора, так как это влияет на условия закупок.

- Каковы Ваши прогнозы по российскому рынку аутсорсинга печати?

- Хотя электронный документооборот используется все шире, в ближайшие 10 лет полного отказа от бумажных носителей не произойдет. А рыночная ситуация, рост конкуренции постоянно требуют от компаний сокращать издержки. Поэтому востребованность решений, позволяющих оптимизировать затраты на бумажный документооборот, и в том числе печать документов, будет расти.

Второй тренд оптимизации в области офисной печати – сокращение парка печатной техники и переход от малопроизводительных устройств к многофукциональным печатным центрам. Все чаще в офисах можно встретить принт-зоны с оборудованием, оснащенным системами управления печатью. Даже небольшие компании, где всего один-два печатных устройства, предпочитают передавать их обслуживание на аутсорсинг: технику ежемесячно осматривает выездной инженер, она стабильно работает, и у компании нет лишних расходов на печать.

Думаю, что следующим шагом в сфере оптимизации управления печатью станет появление сервиса в формате Lego: заказчик сможет выбирать, какие сервисы подключать в дополнение к основному. Это могут быть модули сканирования и распознавания документов и изображений, создание электронных архивов, более детальный мониторинг, индивидуальная аналитика. Уже сейчас мы можем включить в наш "Принт-Икс" модуль Service Desk, в котором можно посмотреть не только текущий статус принтера, но и историю инцидентов: в чем была причина инцидентов, быстро ли решились.

Для заказчиков и партнеров такая модель выгодна тем, что через API они смогут подключить к "Принт-Икс" необходимые бизнес-приложения и инструменты, собрать собственное комплексное решение из готовых блоков. Мы хотим создать не просто систему управления печатью, а комплексный продукт: систему управления бизнес-процессами документооборота, техподдержки, закупок, аналитики, единое решение для всех задач, связанных с управлением печатью документов.  

Оригинал публикации и обсуждение - на портале ComNews

Назад к разделу "Публикации"