MPS в России: время пришло

18.02.2016
MPS в России: время пришло
Исследование OSP Data показало, что около трети компаний пользуются аутсорсингом в области услуг печати. Основная причина отказа от подобных услуг — соображения безопасности.

В кризисные времена все предприятия стараются тем или иным способом сократить расходы или по крайней мере перевести их из «капекcа в опекс», то есть не делать единовременных капитальных затрат, а платить за используемые ресурсы по мере их потребления, сделав затраты операционными. Один из способов добиться этого — передать на аутсорсинг вспомогательные функции. Например, не строить свой собственный ЦОД, а арендовать стойки у провайдера, не закупать ПО, а пользоваться его облачными версиями. И наконец, отдать аутсорсеру свою печатную инфраструктуру.

Результаты экспертного опроса комментирует Наталья Ермакова, руководитель направления сервиса печати, компания "Сервионика" (ГК "Ай-Теко"):

- Какова динамика спроса на услуги в области печати, насколько сильно повлияла на него нынешняя экономическая ситуация?

Значительный спад спроса отмечался в 1 квартале 2015 года. К концу года спрос вернулся, практически, к докризисным значениям, однако изменилась его структура: основная доля приходится на черно-белую печать, на недорогие аппараты формата А4 , доля оборудования для цветной печати сокращается. Заказчики более обдуманно подходят к обновлению парка техники, приобретают только то, что действительно необходимо. И в принципе больше внимания уделяют снижению затрат на печать и способам контролировать издержки в этой области.

В целом, можно говорить об эволюции услуг в области печати: переходе от MPS-контрактов 1.0 (их цель – оптимизация оборудования и распределения корпоративных расходов) к MPS 2.0 (цель – оптимизация печати и прогнозирование расходов), а подход MPS 3.0 будет ориентирован на оптимизацию бизнес-процессов и рост производительности. По оценкам IDC, расходы на документоборот составляют, в среднем, 5% от оборота компании (лидер – финансы и страхование), а запросы, связанные с устройствами печати, составляют 23% от всех звонков в поддержку (IDC). Кризис активизировал интерес к возможностям и внешним сервисам, приносящим достаточно быструю и измеряемую экономию затрат. Аутсорсинг печати (MPS) относится именно к таким услугам.

- Изменились ли потребности заказчиков? Что больше всего их интересует

Подход «печать как сервис» становится все более популярным: статистика показывает, что за счет этого можно сократить издержки на 10-30%. Клиенты хотели бы управлять своим парком печатающих устройств, но им не хватает времени, опыта, ресурсов, инструментов, поэтому эти задачи все чаще передаются на аутсорсинг.

Сегодня заказчиков в меньшей степени интересуют продукты без добавочной стоимости (МФУ, принтеры, программное обеспечение по требованию): клиент заинтересован в приобретении комплексного решения, включающего в себя и оборудование, и услуги. Например, это МФУ, принтеры, ПО и системы управления печатью, а также обучение персонала, внедрение и интеграция в ИТ-инфраструктуру заказчика. Основные цели заказчиков - контроль и сокращение расходов, обеспечение безопасности данных, снижение рисков.

- Насколько часто при обсуждении MPS-контрактов с заказчиками затрагивается тема безопасности? Насколько они интересуются теми возможностями, которые можно получить в этой области за счет мониторинга процессов печати? Высказывают ли опасения по поводу того, что взаимодействие с внешними подрядчиками создаст те или иные проблемы в этой области?

Тема безопасности важна для заказчиков не меньше, чем сокращение затрат. По информации Аналитического центра InfoWatch, в 1 полугодии 2015 зарегистрировано на 10% больше утечек конфиденциальной информации, чем за аналогичный период 2014 года. И эта тенденция пока сохраняется. По оценкам IDC, средняя стоимость кражи корпоративной информации составляет $2.7M. В 15% случаев утечка связана с ситуациями, когда сотрудники распечатывают конфиденциальные документы и забывают их у принтера или МФУ, и к этой информации получают доступ сотрудники, не имеющие соответствующих прав. Предотвратить такие ситуации помогает, , конфиденциальная печать: для того, чтобы распечатать документ, сотрудник должен авторизоваться на устройстве с помощью бесконтактной карты доступа.

Утечки конфиденциальной информации после внедрения системы печати невозможны, эти решения никак не могут повлиять на безопасность корпоративной сети, поскольку спроектированы в рамках сетевой архитектуры заказчика. Конфиденциальность корпоративной информации обеспечивается сетевыми системами и политиками безопасности, существующими в компании.

Еще одно преимущество – гибкость настроек. Например, задание на большой объем печати система может перенаправить на устройство с низкой стоимостью отпечатка, разрешать цветную печать только выделенному списку сотрудников или, наоборот, запретить цветную печать из приложений, где она не требуется (для карт, схем, веб-страниц и др.). Собирая статистику по пользователям, система позволяет контролировать загрузку оборудования и снизить объем нецелевой печати.

- В тех случаях, когда заказчики после переговоров все-таки отказываются от услуг, чем они чаще всего объясняют свое решение — отсутствием экономии средств за счет перехода на аутсорсинг, соображениями безопасности, позицией руководства, какими-то другими причинами?

Заказчик может отказаться от любых услуг, если не видит эффекта от своих инвестиций, не понимает, каким образом сможет сэкономить, используя подход «печать как сервис». Услуга достаточно новая для рынка, и заказчикам важны конкретные аргументы по эффективности таких проектов как для ИТ, так и для бизнеса в целом.

Можно отказаться от замены парка печатной техники на новые устройства, от дорогостоящего программного обеспечения для сбора статистики и обеспечения конфиденциальной печати. У «Сервионики», как крупного провайдера, есть преимущество: универсальность предложения. Мы всегда можем предложить способ оптимизации затрат на имеющийся парк печатной техники, более бюджетное или даже бесплатное ПО для сбора статистики, предоставить устройства печати и сканирования в аренду. Такой подход позволяет заказчикам без значительных инвестиций усилить контроль и сократить затраты на печать и сканирование документов. А так как учет и контроль – это основа экономии, заказчики от таких предложений не отказываются.

Отдельно хотелось бы рассказать про стратегии выхода из долгосрочных проектов сервиса печати, включающих предоставление оборудования и ПО в аренду, суммируя опыт, который уже есть у «Сервионики». В текущей экономической ситуации не все компании готовы планировать свой бизнес на годы вперед. Для снижения рисков мы всегда добавляем в долгосрочные договоры пункт об условиях досрочного расторжения. Например, у нас на покопийном обслуживании стоит значительное количество оборудования, предоставленного в аренду. Мы имеем возможность перераспределять его в другие покопийные проекты, перемещать оборудование в подменный фонд, заменять оборудование, выработавшее свой ресурс. Таким образом, мы можем досрочно вывести оборудование из проекта без серьезных затрат для заказчика: он компенсирует только расходы по его деинсталляции и перемещению. Также у заказчика всегда есть возможность выкупить оборудование по остаточной стоимости и обслуживать его своими силами, используя разработанные нашими специалистами инструкции и регламенты. Мы всегда готовы обучить персонал заказчика для обеспечения необходимого уровня сервиса.

Текст статьи "MPS в России: время пришло" читайте на сайте Computerworld Россия.

Назад к разделу "Публикации"