Обзор по межкорпоративному документообороту (Журнал «ИТ-менеджер», апрель 2015)

01.04.2015

Тема юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) для России относительно новая, но рынок таких решений развивается все более активно. Способствуют этому изменения в законодательстве, позволяющие организациям обмениваться все более широким кругом документов в формате электронных оригиналов, и развитие рынка, требующее от компаний все больше оперативности и точности в работе с документами. О трендах в развитии ЮЗЭДО рассказала журналу 'ИТ-менеджер' Инга Майор, руководитель направления решений для ЮЗЭДО, компания 'Сервионика' (ГК 'Ай-Теко')

Назовите, пожалуйста, решения Вашей компании, которые могут служить для межкорпоративного документооборота. Какие из них самые востребованные, почему?

MayorИнга Майор: Наша компания предлагает услуги оператора ЭДО СФ. Как оператор ЭДО счетов-фактур, мы разработали систему электронного межкорпоративного документооборота (i-Конто), которая обеспечивает юридическую значимость счетов-фактур и других формализованных в соответствии со стандартами МинФина документов. Алгоритм доставки счета-фактуры специфичен – он требует сбора 7 технологических квитанций для подтверждения юридической значимости документа. Помимо работы с формализованными документами (счетом-фактурой, накладной ТОРГ12 и актами о выполненных услугах) и стандартными (в соответствии с рекомендациями МинФина) алгоритмами их доставки, система работает с документами произвольных форматов и базовыми распространенными алгоритмами их обработки (которые, кстати говоря, можно адаптировать).

Если говорить об электронном документообороте, абстрагируясь от сервиса доставки юридически значимых электронных счетов- фактур и других формализованных документов,  то система межкорпоративного документооборота , на мой взгляд, должна давать  возможность работы с усиленной квалифицированной электронной подписью. Это очень важно, так как межкорпоративный документооборот не заканчивается непосредственно общением двух контрагентов. Если документ будет запрошен любыми государственными органами , то у последних есть требование работы в своих системах с усиленной квалифицированной подписью. Наша система работает с таким видом ЭП, так как это прямое требование формата подписи счетов-фактур.

Кроме того, в нашей системе предусмотрены разные виды аутентификации пользователей. Это – способ решения проблем безопасности в зависимости от конкретного запроса пользователя. Мне кажется, это важно и как некий гибкий выбор для пользователя, и как триггер  развития конкурентоспособности систем межкорпоративного документооборота.

С моей точки зрения, этот рынок имеет большие перспективы в силу развития технологий дистанционного обслуживания, электронной подписи, развития стандартов электронных документов (и развития законодательства РФ в этом направлении). Уже сейчас стало актуальным развитие технологии и начало использования облачной подписи. Поэтому развитие систем межкорпоративного документооборота в этом направлении неизбежно.

По Вашей оценке, насколько направление межкорпоративного документооборота актуально для рынка ЕСМ в целом и для Вашей компании в частности?

Инга Майор: Традиционно, говоря о рынке ECМ, мы подразумеваем СЭДы. Это системы, локализованные внутри предприятий/холдингов и реализующие потребности внутрикорпоративного документооборота. Внутрикорпоративный документооборот решает вопросы прежде всего обмена информацией внутри компании, в частности, вопросы структурирования потока документов и стандартизации бизнес-процессов, касающихся обмена, хранения и обработки как внутренней, так и входящей/исходящей информации.

Направление межкорпоративного документооборота выходит за рамки этих вопросов. Когда мы говорим о том, что документы выходят за рамки компании и направляются партнерам и контрагентам, цель использования системы документооборота – это по-прежнему структурирование и контроль потока документов. В частности, здесь мы говорим о единой точке входа/выхода документов, гарантирующей, что документ всегда известно, где искать, и что документ не потеряется.

Но, помимо закрытого вопроса о структурировании и контроле документооборота, при выходе документа за пределы компании возникают также вопросы конфиденциальности, безопасной и гарантированной доставки документа контрагенту. Также ключевым является вопрос юридической значимости документа.

По моему мнению, при переходе на электронные коммуникации возможность обеспечения безопасного и юридически значимого межкорпоративного документооборота крайне важна.

Формально для того, чтобы обеспечить юридическую значимость большинства документов коммерческого документооборота, не требуются ни специальные системы (то есть, строго говоря, документ можно отправлять по электронной почте), ни усиленная электронная подпись. Но  по факту, чтобы обеспечить неизменность подписанного документа, рекомендуется использовать подпись, основанную на криптографических преобразованиях (хотя бы неквалифицированную усиленную электронную подпись).

Также многие вопросы юридической значимости можно решить посредством доступа пользователя к операциям в определенной системе. Реализуется это следующим образом: пользователь заключает договор с владельцем системы, где прописано, какие действия пользователя являются юридически значимыми и что нужно для того, чтобы система идентифицировала пользователя. Известный всем пример – интернет- банк: пользователь прошел двухфакторную аутентификацию, а значит, он уполномочен совершать определенные операции в системе .

Именно в силу высоких требований к безопасности и конфиденциальности межкорпоративного документооборота, на мой взгляд, высоки перспективы таких систем межкорпоративного документооборота, которые способны обеспечить работу с усиленными видами подписи, а также дают возможности варьировать степень аутентификации пользователей.

Полный текст обзора читайте на сайте журнала 'ИТ-менеджер' 

Назад к разделу "Публикации"