Вопросы организации юридически значимого документооборота (Портал 'Корпоративный менеджмент', март 2015)

27.03.2015

i-mayorО плюсах и минусах электронного документооборота (ЭДО), а также о мифах и опасениях, которые уже сопровождают эту достаточно новую для России практику, рассказывает Инга Майор - руководитель направления ЮЗЭДО компании 'Ай-Теко', ранее руководила финансовыми службами и проектами в сфере оптимизации управления финансами и  документооборотом в таких компаниях,  как Metro Cash&Carry, Tieto и др.

За последние 4 года законодательство в России претерпело определенные изменения, позволяющие компаниям перейти на электронные первичные документы бухгалтерского и налогового учета. Приняты изменения Налогового Кодекса, позволяющие рассматривать электронные счета-фактуры, переданные по телекоммуникационным каналам связи, как равноценные оформленным на бумаге. Сюда же относится закон 63-ФЗ, описывающий стандарты электронной подписи, используемые при ЭДО, и целый ряд других законов, описывающих форматы счетов-фактур, накладных ТОРГ-12 и актов об оказании услуг, а также алгоритмы их обработки, используемые для придания юридической значимости.

Документы, форматы и структура которых предложены Министерством финансов и описаны в соответствующих законах, называются формализованными. Полный список законов приведен в конце статьи.

Законодательством определены форматы и сценарии отправки первичных документов, которыми необходимо пользоваться, чтобы на выходе получить юридически значимый электронный документ. В частности, для ТОРГ-12 и акта об оказании услуг электронный документ должен состоять из двух частей (титула продавца и титула покупателя), каждая из которых должна быть подписана соответствующей стороной. Приказ ФНС РФ от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172 «Об утверждении форматов первичных учетных документов» описывает форматы накладной ТОРГ-12 и акта об оказании услуг.

Для счета-фактуры алгоритм обработки документа представлен Приказом N 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» от 25 апреля 2011 г. В этом приказе впервые вводится понятие Оператора электронного документооборота (Оператора ЭДО) – он становится центральной фигурой в предоставлении компаниям услуги юридически значимого электронного документооборота. Присутствие Оператора ЭДО в качестве посредника между отправителем и получателем счета-фактуры является необходимым условием для юридической значимости счета-фактуры. Роль оператора ЭДО при обработке счета-фактуры в основном заключается в том, что оператор подтверждает дату и время получения и отправки счета-фактуры, тем самым решая вопрос о датах выставления и получения счета-фактуры.

Для оказания услуги ЭДО оператор обычно предоставляет своим клиентам (компаниям-участникам ЭДО) систему внешнего документооборота (систему ЭДО). С помощью этой системы клиенты могут загружать и подписывать документы, отправлять их контрагентам,контролировать статус доставки и обработки. В системе ЭДО электронный документ приобретает юридическую значимость, так как он представлен в соответствующем требованиям законодательства формате, подписан ЭП по установленным правилам и доставлен по алгоритму, который должен использоваться для этого документа. В системе ЭДО обычно есть как интерфейс компании-участника ЭДО, так и интерфейс Оператора ЭДО. В интерфейсе участника ЭДО компания-клиент оператора отслеживает свой документооборот юридически значимых документов с контрагентами. В интерфейса оператора, соответственно, Оператор ЭДО отслеживает процесс оказания услуги клиентам: подключает компании, проводит мониторинг услуги, выставляет счета…

Теперь несколько слов об электронной подписи. Для того, чтобы документ бухгалтерского или налогового учета был юридически значимым, необходимо использовать электронную подпись вида «усиленная квалифицированная». Подпись должна создаваться с привлечением криптографических средств, подтвержденных компетентными органами, а именно – ФСБ РФ. Гарантом подлинности в данном случае выступает сертификат ЭП, выданный аккредитованным удостоверяющим центром, причем УЦ должен быть обладать статусом доверенного УЦ ФНС.

С помощью электронной подписи осуществляется:

  • аутентификация подписанта (он однозначно идентифицируется и не может отказаться от авторства)
  • контроль целостности документа и защита от изменений.

Как перечисленные свойства электронной подписи, так и ее безопасность обусловлены определением ЭП, технологией ее изготовления и процессом применения. Например, подлинность подписи и невозможность отказа от авторства объясняется тем, что в электронной подписи используется закрытый ключ, известный только владельцу сертификата ключа ЭП.

В этой статье обсуждаются проблемы электронного документооборота, на той стадии, когда компания рассматривает принятие решения о переходе на электронные оригиналы счетов-фактур и документов бухгалтерского учета.

  • Зачем нужен электронный документооборот? 
  • В чем преимущества мгновенной доставки электронного документа?

  • Распространенные мифы, вопросы и опасения на тему внедрения ЭДО

Полный текст статьи доступен на портале 'Корпоративный менеджмент'

Назад к разделу "Публикации"