Электронный, юридический, значимый (журнал 'IT-менеджер', ноябрь 2014 года)

10.12.2014

Обмен юридически значимыми документами в электронном виде, при котором электронная копия при определенных условиях может иметь такую же силу, как и бумажный оригинал, находит все большую поддержку у законодателей. А значит, даже самые консервативные бухгалтеры и финансисты, повинуясь вполне понятному в нынешних условиях желанию экономить, будут рассматривать переход к ЮЗЭДО в качестве одной из мер по сокращению издержек. И конечно, на первых порах рассматривать с недоверием. Инга Майор, директор по развитию услуг электронного документооборота компании «Сервионика» (ГК «Ай-Теко»), развенчивает наиболее распространенные мифы про ЮЗЭДО и рассказывает об его отличиях от обычных систем электронного документооборота. 

inga_mayorКак показывает статистика первых проектов в области ЮЗЭДО, их заказчиком пока является не бухгалтер, а директор компании, оценивший перспективы экономического эффекта. Плох тот директор, который не слушает своего бухгалтера. Но и бухгалтеров иногда терзают смутные сомнения: работать по старинке, рискуя платить штрафы за несвоевременную отчетность, или согласиться на внедрение новой технологии и связанные с этим изменения в привычных бизнес-процессах. Вполне вероятен сценарий, когда при обсуждении вопроса, переходить ли на ЮЗЭДО, в эксперты позовут ИТ-директора. Рассмотрим наиболее частые опасения, тревожащие бухгалтеров и руководителей ИТ-подразделений при принятии решений о внедрении ЮЗЭДО.

Что такое ЮЗЭДО?

Сервис обмена юридически значимыми электронными документами — одна из разновидностей электронного документооборота, но от своего «старшего родственника» существенно отличается. Если обычный документооборот направлен в основном на оптимизацию внутренних процессов компании (между подразделениями или бизнес-единицами холдинга), то ЮЗЭДО изначально предназначен для внешнего документооборота с контрагентами и проверяющими органами.

Это принципиальное отличие — основа жестких требований к ЮЗЭДО: обязательное соответствие форматов документов законодательным регламентам, высокие требования к защите данных, фиксирование каждого этапа передачи документа, обязательная электронная подпись и т. п.

Контроль этой передачи осуществляет оператор сервиса — для получения статуса доверенного оператора необходимо пройти аккредитацию в ФНС. В России такой вид ИТ-сервисов только начинает развиваться, и у данного процесса есть два катализатора: законодательные инициативы и технологические возможности (передача и защита данных, облачные технологии, создание интегрированных межведомственных систем).

Что нам за это будет?

Главные бухгалтеры и финансисты соглашаются, что законодательство действительно развивается и создает условия для электронного документооборота. Беспокоит их другое: где гарантия, что оператор ЮЗЭДО будет своевременно обновлять сервис по мере изменения законов, опережая в этом плане своих клиентов?

Что тут ответить? Вообще отслеживать изменения в законодательстве — прямая обязанность оператора, иначе он рискует разориться на штрафах за срыв доставки документов. Оператор отслеживает изменения в форматах формализованных документов. Сроки доставки документов контрагентам строго оговорены в договоре SLA, который обычно заключают клиент и оператор. В этом же договоре описаны такие условия, как время исправления ошибок, обработки запросов и т. п. В случае несоблюдения условий договора оператор несет ответственность перед клиентом, обязан платить штрафы, неустойки, включая компенсацию штрафов ФНС, наложенных на клиента из-за непредоставления документов в срок по вине оператора.

Если говорить о доставке счетов-фактур, она регламентируется Приказом № 50н, изданным Министерством финансов в 2011 году. В этом документе определены все временные рамки того, что происходит между оператором и двумя контрагентами (отправителем сообщения — он называется продавцом, и получателем сообщения, который именуется покупателем). В приказе указано, не позднее какого срока оператор, продавец и покупатель должны выполнить принятые на себя обязательства, поэтому в SLA автоматически отражены все условия по срокам отправки и формирования документов, соответствующие Приказу № 50н. По другим документам в SLA могут быть отражены другие условия доставки, в зависимости от срочности доставки документа и требований законодательства.

Представим такую ситуацию: форматы поменялись, клиент внес соответствующие изменения в свои системы, а оператор нет. Что произойдет в этом случае? Система оператора не сможет обработать документ. Если оператор не адаптирует систему достаточно быстро, и в результате несвоевременного обновления будут нарушены условия SLA с клиентами, он должен выплатить им компенсации. Совершенно очевидно, что оператор не заинтересован в таком развитии событий. Вот почему операторы тщательно уточняют изменения в законодательстве и стараются отслеживать их заранее.

Большой электронный оригинал

Обеспечение юридической значимости электронного документа, пожалуй, один из наиболее интересных аспектов ЮЗЭДО. Каких только возражений и рассуждений «по своему усмотрению» не приходится слышать! Важно помнить, что электронный документ обретает силу оригинала только при выполнении ряда условий: наличие электронной подписи, соблюдение требований к процессу доставки и подписания документов. То есть, если счет-фактура или договор отправлен контрагенту по электронной почте, то какими бы алгоритмами шифрования он ни был защищен при отправке, его не будут считать оригиналом, равноценным бумажному. Но в случае если документ отправлен по всем правилам ЮЗЭДО, он может, например, быть принят как доказательство в суде.

ЮЗЭДО как сервис и как бизнес

Выбор «правильного» оператора является для заказчиков ключевым фактором доверия к ЮЗЭДО, что вполне понятно: на формирующемся рынке с изменчивым законодательством и нестабильной экономической ситуацией репутация провайдера становится одним из самых весомых аргументов. Появление законодательной базы и современных разработок, обеспечивающих защищенный обмен электронными документами, позволяет сформировать основу нового сегмента ИТ-рынка. Часть компаний становится пользователями новых ЮЗЭДО-сервисов, а часть — провайдерами, готовыми развернуть такой сервис на своих или арендованных в коммерческом ЦОДе мощностях. Оба сценария, безусловно, будут требовать экспертных знаний ИТ-директора, умения коммуницировать с бизнес-заказчиками и готовности ИТ-подразделений работать по сервисной модели.

Полный текст статьи читайте в журнале 'IT-менеджер'

Назад к разделу "Публикации"