Почему клиенты боятся электронных счетов-фактур? Миф второй (портал EDIY.ru, октябрь 2014 года)

29.10.2014

mythsПродолжаем серию публикаций о юридически значимом электронном документообороте и мифах, которые его сопровождают. Автор - Инга Майор, директор по развитию услуг электронного документооборота компании 'Сервионика' (ГК 'Ай-Теко').

Миф 2: оператор может потерять документ, а клиент об этом и не узнает

Допустим, у оператора, продавца и покупателя все работает. А документа... нет. От продавца он ушел, а к оператору не пришел. Или, например, от оператора ушел, а к покупателю – не пришел. Как своевременно обнаружить это событие, найти документ, обеспечить его гарантированную доставку, и кто виноват в его потере?

Ответ на эти вопросы следует искать исходя из того факта, что потеря документа оператором очень маловероятна. Но даже если это случится, то факт приема/отправки документа может быть четко установлен клиентом на основании квитанций, которые формирует оператор на каждом этапе обработки документа. В Договоре SLA между оператором и клиентом отражаются все ситуации, которые могут возникнуть между оператором и клиентом оператора.

Рассмотрим пример счета-фактуры. Для этого документа крайне важно фиксировать все моменты его прохождения, понимать, когда именно он пришел, и к какому налоговому периоду его отнести. Отслеживать этапы прохождения счета-фактуры важно для того, чтобы не возникло споров по поводу НДС.

Передача счетов-фактур регулируется Приказом 50 Н, и, в соответствии с ним, на каждом этапе прохождения счета-фактуры оператор для каждой из сторон генерирует квитанции-подтверждения. Поэтому отследить по этим квитанциям , что что-то пошло не так, очень легко – сразу видно, на каком этапе и на чьей стороне не было отправлено подтверждение и цепочка прервалась.

Также в системах ЭДО у всех операторов происходит логирование (протоколирование) операций, позволяющее отследить, где и когда произошел сбой, установить и устранить причину. На вопрос «кто виноват» при таком подходе очень легко найти ответ.

Добавим, что оператор обычно очень заинтересован в своих клиентах, поэтому решает такие вопросы в рабочем порядке и не доводит ситуацию до конфликта. С этой целью у операторов созданы и функционируют в режиме 24х7 подразделения технической поддержки и мониторинга, основной задачей которых является выявление и устранение всех сбоев еще до того, как это обнаружит клиент. На основании статистических данных операторы формируют эталонный график активности каждого клиента. Скажем, с 10 до 11 утра по вторникам ООО «Аленка» обычно отправляет заказы поставщикам. И, например, если сегодня вторник и до 11 утра заказы не поступили в систему, то это служит сигналом для начала поиска причин этой нештатной ситуации. И подобные алгоритмы обеспечения беспрерывного функционирования сервиса постоянно совершенствуются и обновляются. Поэтому потерять документ, работая через оператора, гораздо сложнее, чем без него.

Публикация на портале ediy.ru - http://ediy.ru/2014/10/pochemu-klienty-boyatsya-e-invoce-02.html

Назад к разделу "Публикации"