Придать законную силу (портал EDIY, август 2014)

20.08.2014

О перспективах и особенностях развития ЮЗ ЭДО в российском бизнесе размышляет эксперт компании «Сервионика» (ГК «Ай-Теко», доверенного оператора ЭДО ФНС России) Инга Майор, директор по развитию услуг электронного документооборота.

EDIY: Какие задачи нужно решить компании при внедрении внешнего электронного документооборота? Какие сервисы предоставляет клиентам “Сервионика”?

Инга Майор: При внедрении ЭДО у компаний возникают задачи по интеграции этого сервиса с различными информационными системами (ERP, СЭД, архив) и адаптации бизнес-процессов. «Сервионика», как дочерняя компания «Ай-Теко», разрабатывает программное обеспечение оператора ЭДО и предоставляет сервис по такой интеграции.

Российский провайдер полного спектра услуг в области IT-аутсорсинга «Сервионика» был создан  в 2012 году на базе сервисного подразделения компании «Ай-Теко»,  получившей в феврале 2013 г. статус доверенного оператора ЭДО ФНС России.

ЕDIY: Какое место в линейке ваших продуктов занимают сервисы для электронного обмена данными и документами?

Инга Майор: Когда речь идет об электронном обмене данными, имеется в виду работа со специализированными отраслевыми форматами (например – EDIFACT EANCOM). С ними у нас в стране работают, в основном, ритейлеры и производители товаров быстрого спроса, а также транспортные и дистрибьюторские компании, обслуживающие этот рынок. Услуга EDI-провайдера – это конвертация в такие форматы и дальнейшая работа с ними. Наша компания не относится к EDI-провайдерам, но может сотрудничать с провайдерскими компаниями, предоставляя услугу конвертации EDI–сообщения в юридически значимый электронный документ.

Под юридически значимым обменом электронными документами мы понимаем, в первую очередь, обмен электронными формализованными документами налогового и бухгалтерского учета. В услугу также входит проверка структуры формализованных документов, обеспечение требуемого процесса обработки и доставки документа, наложение и проверка электронной подписи требуемого формата — одним словом, обеспечение юридической значимости документа и его гарантированная доставка. Предоставление услуги юридически значимого электронного документооборота (ЮЗ ЭДО) от лица оператора ЭДО – стратегически важный проект для нашей компании вообще и сервисного направления, обеспечивающего интеграцию ЭДО с ИС крупных компаний, в частности.

Наши сервисы предназначены для компаний различных отраслей и масштабов бизнеса. Рынок услуг ЮЗ ЭДО будет расти вместе с развитием законодательства. Мы, как ИТ-компания, понимаем, что будущее за электронными коммуникациями. В этом направлении движутся участники рынка – компании, которые заинтересованы в интегрированных процессах и в безбумажных коммуникациях друг с другом и с государством. Трудно представить, что через 20 лет кто-то еще будет обмениваться бумажными накладными, не правда ли?

EDIY: Какие сервисы для организации межкорпоративного ЭДО доступны для клиентов? В чем их отличия?

Инга Майор: Публичный сервис для среднего и малого бизнеса станет доступен уже этой осенью на нашем сайте. Сейчас наши продукты проходят оценку в рамках пилотных клиентских проектов. С учетом современных реалий, в том числе законодательных, особое внимание в наших решениях уделено безопасности данных, усовершенствованию механизмов криптографии. Партнерами «Сервионики» в этой области являются такие компании, как «Крипто-Про», Аладдин и ISBC (производитель токенов и оборудования ESMART).

Мы хорошо понимаем, что выходим на рынок, где мы будем не одни. Поэтому уделяем особое внимание проработке и реализации наших продуктов и предложению более широкой функциональности, чем у решений, доступных на рынке, делая, в частности, особый, усиленный акцент на информационную безопасность.

EDIY: Надежность и информационная безопасность облачных сервисов, несомненно, важна для пользователей. Какая ИТ-инфраструктура ее обеспечивает?

Инга Майор: Провайдеры облачных сервисов предпринимают целый комплекс мер: резервирование инфраструктуры, размещение ее в надежном ЦОДе, использование как программных, так и организационных инструментов для обеспечения информационной безопасности. В большинстве случаев показатели надежности платформ провайдеров даже выше стандартных показателей надежности корпоративных ИС. Инфраструктурная основа нашего сервиса – дата-центр «ТрастИнфо», один из самых современных и мощных в России. Он построен в 2008 году, соответствует требованиям международного стандарта Tier III по надежности и безопасности и является 2-м по величине в РФ (по данным рейтинга iKS-Consulting).

Для ряда клиентов экономически оправдано внедрение дополнительных инструментов защиты (например, персональных данных). Для клиентов с повышенными требованиями, может применяться шифрование, выделение используемой облачной инфраструктуры в отдельный контур и другие возможности повышения безопасности решений.

EDIY: Является ли работа с EDI-сообщениями отличительной чертой вашего сервиса?

Инга Майор: Отличие нашего сервиса i-Конто в том, что он сфокусирован именно на ЮЗ ЭДО – документообороте в соответствии со стандартами Минфина, а не на услуге EDI. Сервис электронного обмена данными i-Конто не предоставляет. Однако архитектура системы допускает добавление любых структурированных форматов. Как упоминалось ранее, не все провайдеры EDI работают с ЮЗ ЭДО. И мы можем совместно с провайдером EDI осуществлять конвертацию документов в форматы Министерства Финансов, обеспечивая юридическую значимость документов.

EDIY: Почему «Сервионика» заинтересовалась направлением ЮЗ ЭДО?

Инга Майор: Создание собственного сервиса в сфере ЮЗ ЭДО заинтересовало нас потому, что мы увидели рыночную возможность предоставления комплексной услуги для крупных заказчиков, интеграции систем ЮЗ ЭДО в ERP-системы клиентов, где может быть применен наш успешный 17-летний опыт в сфере внедрения и системной интеграции. Исходя из потребностей таких заказчиков, мы разработали коннекторы на базе не только 1С, но и SAP ERP, широко используемой в крупном бизнесе, холдингах и госструктурах. Свои консалтинговые компетенции будем применять в проектах по интеграции электронного документооборота в бизнес-процессы заказчика, помогая повысить эффективность работы, сократить затраты и риски потери данных.

EDIY: Какие первоочередные изменения в законодательстве, на Ваш взгляд, помогли бы развитию рынка ЮЗ ЭДО?

Инга Майор: Мировой опыт показывает, что возможны два пути развития рынка ЮЗ ЭДО. Первый путь – это введение обязательного ЮЗ ЭДО. Так сделано, например, в Бразилии: компании обязаны вести документооборот с контрагентами в электронном виде. Этот подход позитивно повлиял там и на рост рынка электронных услуг, в том числе электронного документооборота. Второй путь – показать бизнесу преимущества, которые дает использование электронного документооборота. Компании часто заинтересованы в том, чтобы обмениваться не только документами поставки, но и другой сопровождающей поставку бизнес-информацией, не ограничиваясь минимумом данных, необходимых для обязательной отчетности в налоговый орган. Кроме того, бизнесу важно, чтобы обмен юридически значимыми документами происходил по простому алгоритму. Для чего регулирование в области ЮЗ ЭДО не должно быть чрезмерным.

Сейчас процессы обмена юридически значимыми документами (в частности, счетами-фактурами) излишне усложнены, а форматы электронных документов не очень удобны для бизнеса. Процесс получения сертификата квалицированной подписи трудоемкий и медленный, ограничения использования не учитывают потребности компаний в мобильности операций. Законодательство в этой области только формируется и, безусловно, требует доработки. Поэтому обратная связь от клиентов, разработчиков решений и создание сообществ пользователей систем ЮЗ ЭДО очень важны в данном процессе. Для чего, нужна некоторая активность со стороны самих участников рынка. Так, «Сервионика» является участником РОСЭУ – некоммерческого партнерства в сфере электронного документооборота.

EDIY: В области электронного обмена накопилось немало мифов и стереотипов, часто мешающих клиентам сделать правильный выбор. Что сегодня, на Ваш взгляд, больше всего затрудняет продажи современных сервисов?

Инга Майор: Прежде всего, это недостаточная информированность заказчиков об изменениях в законодательстве, возможностях современных технологий и практике их применения. Поток информации на сегодняшний день велик, а изменения в подходах могут быть столь принципиальными, что, нередко, требуют большого времени для понимания их значения, осознания тех возможностей, которые сейчас появляются.

В случае юридически значимого электронного документооборота клиенты, зачастую, недостаточно ясно представляют себе роль оператора, трактуют ее в узких рамках соблюдения требований законодательства. Заказчики еще не привыкли к ситуации, когда оператор оказывает value added услугу, то есть создает добавленную стоимость в процессе передачи документов одним пакетом, с гарантией доставки, отслеживанием цепочки поставок и т.п.

Примеры широко распространенных заблуждений, сдерживающих развитие рынка ЮЗ ЭДО, можно приводить долго. Например, мы часто слышим от клиентов, что полностью отказаться от бумажного документооборота невозможно – ведь «в суде потребуются именно бумажные оригиналы документов». Не вдаваясь в детали, прокомментирую: сервис ЮЗ ЭДО – это огромные возможности оптимизации бизнес-процессов и упрощения обработки электронных документов. Возможность отказаться от бумажного копирования – лишь одна из них. Так, ФНС уже давно принимает не только регулярную отчетность, но и выборки первичных оригинальных документов в электронном виде.

Не менее важный фактор, влияющий на развитие новых сервисов, – это убежденность в том, что достаточно один раз, — еще до внедрения электронного документооборота, — правильно выстроить бизнес-процессы, и они могут потом оставаться неизменными. Или почти неизменными. Сюда же можно отнести уверенность некоторых заказчиков в том, что для эффективного обмена юридически значимыми электронными документами можно было бы подписать документ электронной подписью и отправить его электронной почтой. Практика же показывает иное: при переходе на ЮЗ ЭДО бизнес-процессы, которые использовались для документооборота на бумаге, оказываются невозможными. В частности, в ЮЗ ЭДО введены понятия корректировочного и исправленного счетов-фактур, позволяющих при обнаружении ошибок в документах исправлять их и обмениваться такими изменениями в считанные минуты, на каком расстоянии друг от друга ни находились бы контрагенты. В связи с такими принципиальными новшествами может потребоваться перестройка не только бизнес-процессов документооборота, но и работы компании в целом. Нужная, прежде всего, для того, чтобы использовать новые возможности, получая от этого  экономический эффект.

И еще один важный нюанс: ответственность за проекты по организации новых сервисов - таких, как ЮЗ ЭДО, как правило, возлагают на ИТ-подразделения. Притом, что круг изменений, которые возникают при переходе к новому принципу обмена документами, существенно выходит за рамки ИТ. Если в проект не вовлечены представители подразделений, то могут быть упущены важные особенности и требования, специфичные для конкретного заказчика. Поэтому уже на этапе планирования важно собрать и учесть запросы каждого из них: бухгалтерия и финансовые подразделения, а также, возможно, логистика или другие подразделения, задействованные во входящих/исходящих поставках товаров/услуг, смогут сформировать предметные требования к новым процессам ЮЗ ЭДО, а бизнес – соотнести их с долгосрочными целями и задачами компании-заказчика. 

Публикация на портале EDIY: http://ediy.ru/2014/08/servionika-inga-mayor.html

Назад к разделу "Публикации"