Как вдвое снизить расходы на корпоративную почту?

О преимуществах и недостатках облачных сервисов сказано достаточно много, и все эти аргументы специалистам прекрасно известны. Правда, порой они выглядят несколько отвлечённо. Возьмём, например, тезис о том, что облака дешевле. И, вроде бы, понятно, что да, действительно, арендовать сервер в надёжном дата-центре дешевле, чем купить и обслуживать свой собственный. Но столь ли существенна экономия, чтобы менять традиционную модель? А в долгосрочной перспективе, возможно, окупится и вложение в собственное «железо»?

Давайте посчитаем

Всё это правильные вопросы, которые должен задавать себе ИТ-менеджер, рассматривая возможность перевода части инфраструктуры компании в облако. Универсальных рецептов нет, поэтому для оценки потенциальных выгод предлагаю рассмотреть пример корпоративной почты из «облака» и вместе сделать примерный расчет для предприятия, где работает 1000 сотрудников.

Дано: Перед ИТ-директором такого предприятия стоит задача организовать или реорганизовать корпоративную электронную почту. При этом известно, что в трёхлетней перспективе штат компании удвоится. Что выгоднее: приобретение собственных почтовых серверов или переход на облачное решение?

Решение: Предположим, что штат будет расширяться равномерно – по 25 новых сотрудников в месяц. Соответственно, при выборе оборудования закладываем потенциал роста. Для обеспечения отказоустойчивости и бесперебойности работы организуем кластер из трёх серверов, например, HP Gen 9. Пусть у компании есть свои ИТ-специалисты, которые могут настроить и сопровождать работу этих серверов: эти расходы мы не учитываем.

Итак, поехали:

Согласно представленной выше таблице, в случае традиционного развёртывания на закупку и инсталляцию оборудования уйдёт 2,8 млн рублей, на лицензии Windows Server Standard, включая пользовательские на 1000 рабочих мест, - 3,435 млн рублей. Еще 12,221 млн рублей единовременно уйдёт на лицензирование Microsoft Exchange Server на то же число сотрудников. Но тратить деньги придётся и далее, в том числе на размещение серверов в дата-центре и на приобретение лицензий на новых пользователей: по нашим оценкам, эти расходы составит почти 397 тыс. в месяц, или 18,456 млн на три года.

Получается, что общая сумма затрат предприятия на три года составит более 32,7 млн рублей. Учтём и то обстоятельство, что, как правило, Microsoft при таких объемах закупки лицензий предоставляет хорошие скидки. Тогда общая сумма затрат за три года с учетом скидки 50% на лицензии составит почти 15,7 млн рублей.

Как уменьшить расходы?

Теперь используем другие переменные в этой задаче. Возьмем то же самое предприятие, но переведём его на работу в облачной корпоративной почте на базе облачного сервиса «Сервионики» eCloud.mail. Эта услуга работает на базе дата-центра «ТрастИнфо» уровня надёжности Tier Ш и способна удовлетворить все корпоративные аппетиты: расширенный функционал, интеграция с другими системами по API, работа на мобильных устройствах. Всё, что только может потребоваться организации, сервис уже содержит.

Вот каким будет наш расчёт:

Аренда eCloud.mail на 1000 аккаунтов обойдётся в 150 тыс. рублей в месяц, а подключение новых пользователей – в 3750 рублей ежемесячно. Тогда общая сумма затрат за три года составит 7,76 млн рублей. Экономия составляет 200%, и высвобожденные средства можно использовать с гораздо большей эффективностью.

Более 15 млн рублей – это значительная сумма для среднего размера предприятия, которую в кризисные времена выделить из бюджета достаточно проблематично. Так же, как и сэкономленные почти 8 млн рублей: это значительный объем средств, который может быть перераспределен на более актуальные операционные расходы. Увы, некоторые организации, решая подобную дилемму, выбирают путь пиратства и используют нелицензионные копии программ. Но это далеко не лучшее решение: если это обстоятельство вскроется, предприятие рискует заплатить за используемые лицензии по двойному тарифу.

А облачные сервисы, подобные eCloud.mail, позволяют за ежемесячную плату, сопоставимую с зарплатой хорошего системного администратора, получать полноценный качественный сервис без риска многомилионных штрафов. И этот аргумент является мощным стимулом к переходу в облако для многих компаний.