Печать на учет: когда не нужно ни кнута, ни пряника

13.02.2016
Наталья Ермакова
Наталья Ермакова
Руководитель направления сервиса печати, эксперт в области оптимизации бизнес-процессов, аудита и внедрения систем MPS
Пытались ли вы записывать, на что тратите деньги в течение дня? Думаю, каждый, кто хоть раз провел такой эксперимент, согласится, что именно небольшие, но постоянные расходы «съедают» на удивление значительную часть бюджета. В компаниях такие затраты часто связаны с организацией печати и обслуживанием оргтехники.

Аутсорсинг печати (MPS, managed print service) — неочевидный, но весьма эффективный способ снизить непроизводительные расходы. Особенно сегодня, когда в условиях кризиса клиентам нужны сервисы, приносящие достаточно быструю и измеряемую выгоду. По оценке IDC, компании тратят на документооборот, в среднем, 5% от оборота, а у юридических и маркетинговых фирм этот показатель может достигать 14%. Интеллектуальные сервисы печати, «умеющие» не только сканировать и распознавать документы, но и распределять их по архиву, влияют и на эффективность персонала — источник скрытых резервов компании. По подсчетам Fujitsu и PriceWaterhourseCoopers,  на поиск неправильно заполненных документов у сотрудников уходит около 150 часов в год. Для компании со штатом в 10 тысяч человек — это 721 полный рабочий день, потраченный абсолютно впустую.

Сегодня российский рынок MPS демонстрирует антикризисные тенденции. Если в первом квартале 2015 года спрос на услуги печати снизился почти в два раза, то уже к концу года показатели вернулись практически к докризисным значениям. Изменилась, однако, структура спроса. Теперь ее основная доля приходится на черно-белую печать, недорогие аппараты для документов формата А4. Компании стали более обдуманно подходить к обновлению парка техники, приобретать только то, что действительно нужно. Возрос интерес к комплексным решениям, в которые уже включено необходимое ПО, услуги обучения специалистов, продумана интеграция в ИТ-инфраструктуру заказчика. Уже можно говорить об эволюции услуг в области печати, переходе от MPS-контрактов 1.0, цель которых — оптимизировать оборудование и распределить корпоративные расходы, к MPS 2.0, нацеленным на оптимизацию печати и прогнозирование расходов. На горизонте — MPS 3.0, эра оптимизации целых бизнес-процессов и повышения производительности компании.

Подход «печать как сервис» позволяет сократить издержки на 10-30% как за счет снижения количества нецелевой печати, так и благодаря рациональному распределению заданий. Представьте ситуацию: сотруднику нужно распечатать более 50 страниц. Можно отправить документ на небольшой принтер с дорогим отпечатком, а можно настроить «роуминг», и большие задания будут переадресовываться на высокопроизводительное устройство с низкой стоимостью отпечатка. Экономия налицо. Также можно ввести ограничения на цветную печать, запретить цветную печать из приложений, где она не требуется (для карт, схем, веб-страниц и др.), разрешить цветную печать только для отдельных сотрудников или групп пользователей. Выгода от решений для учета и контроля печати еще и в том, что они позволяют собирать детальную статистику: кто и сколько документов распечатал, какая загрузка оборудования. Уже само существование такой системы дисциплинирует сотрудников. Как показывает практика, после установки решения MPS объем печати снижается на 10-15% даже без введения дополнительных запретов.

Аутсорсинг печати усиливает и безопасность корпоративной информации, что также ведет к экономии. По данным Аналитического центра InfoWatch, в первом полугодии 2015 года было зарегистрировано на 10% больше утечек конфиденциальной информации, чем за аналогичный период 2014 года. И эта тенденция пока сохраняется. В 15% случаев утечка связана с ситуациями, когда сотрудники распечатывают конфиденциальные документы, забывают их у принтера или МФУ, и к информации получают доступ те, кому она не предназначена. Предотвратить это помогает конфиденциальная печать, когда на устройстве сначала нужно авторизоваться с помощью бесконтактной карты доступа.

Удобство аутсорсинга еще и в том, что в любой момент заказчик может отказаться от услуг, если не видит эффекта от инвестиций, либо выбрать те, что больше устраивают по бюджету. У «Сервионики» как крупного провайдера есть преимущество — универсальность предложения. Мы всегда можем предложить способ оптимизации затрат на имеющийся парк печатной техники, более бюджетное или даже бесплатное ПО для сбора статистики, предоставить устройства печати и сканирования в аренду. Такой подход позволяет заказчикам без значительных инвестиций усилить контроль и сократить затраты на печать. У многих компаний сегодня вызывают опасения любые долгосрочные сотрудничества: ведь далеко не все готовы планировать свой бизнес на годы вперед, особенно в текущей экономической ситуации. Но и из этой ситуации есть выход — пункт об условиях досрочного расторжения договора. Так что как антикризисная мера аутсорсинг печати для больших компаний, можно сказать, незаменим.

Назад к разделу "Мнения экспертов"